Cómo recuperar tu tiempo con software de automatización de flujos de trabajo

La semana laboral promedio es de 40 horas, pero ¿cuánto de ese tiempo lo dedicas a tareas repetitivas?

Enviar correos electrónicos, hacer seguimiento a los clientes, programar campañas. Incluso los trabajos "de ensueño" más glamorosos tienen trabajo tedioso asociado. Estas tareas, aunque aburridas, son a menudo cruciales para tu éxito general en el trabajo. Equilibrar tu tiempo entre el trabajo de estrategia genuina y mantener las luces encendidas con estas tareas mundanas puede ser una pesadilla.

A medida que el mundo avanza hacia la transformación digital y las soluciones de software para cada necesidad relacionada con el trabajo, la automatización del flujo de trabajo ha surgido como la respuesta a este problema.

Estas soluciones de software permiten a los equipos optimizar los flujos de trabajo y reducir el número de tareas manuales requeridas de tu equipo. Al deshacerse de estos procesos de flujo de trabajo que consumen tiempo y centrarse en procesos automatizados en su lugar, transformas tu enfoque de la gestión de tareas.

La automatización del flujo de trabajo se centra en eliminar a los empleados de tantas tareas mundanas y repetitivas como sea posible, para que puedan concentrarse en trabajos más técnicos. Eliminar a los empleados de la gestión de estas tareas significa que necesitarás invertir en software de gestión de flujos de trabajo para mantener las cosas funcionando en segundo plano. Es importante elegir uno lo suficientemente potente como para manejar una variedad de tareas, campañas y flujos de trabajo al mismo tiempo.

¿Quién usa la automatización del flujo de trabajo?

No todos los flujos de trabajo pueden ser automatizados, pero con el rápido crecimiento de las herramientas SaaS y la tecnología, la mayoría de los equipos pueden beneficiarse del software de automatización de flujos de trabajo. Las empresas que asumen que la tecnología de automatización es exclusivamente para equipos de marketing podrían sorprenderse al descubrir cuán diversas son estas soluciones.

Si estás buscando un truco de productividad que pueda impactar a los equipos en toda tu empresa, la automatización del flujo de trabajo debería estar alta en tu lista de contendientes. Aquí tienes un vistazo a cómo diferentes equipos pueden usar la automatización del flujo de trabajo a su favor.

Marketing

La automatización del flujo de trabajo es una estrategia muy popular para los especialistas en marketing porque les permite automatizar cualquier cantidad de campañas de marketing digital, comunicaciones en línea y más.

A muchos especialistas en marketing les gusta combinar la automatización del flujo de trabajo con su enfoque existente de automatización de marketing para crear una experiencia digital en línea sin problemas para tus clientes, prospectos y audiencias en línea.

Ventas

Cuando se trata de ventas, el tiempo es dinero. Y si estás ahí rascándote la cabeza tratando de averiguar dónde puedes reducir la rotación de clientes, no busques más allá de tus propios malos procesos. Las organizaciones pierden del 20 al 30% de los ingresos anualmente debido a procesos ineficientes.

La automatización del flujo de trabajo elimina docenas de costosos errores de ventas al automatizar los procesos de ventas. También permite a tus representantes dejar de perder tiempo en tareas repetitivas y les libera para crear enfoques de alcance más personalizados y directos para clientes objetivo. Con la automatización del flujo de trabajo de ventas, tu equipo verá menos errores y más valor.

Recursos Humanos

La automatización del flujo de trabajo es innegociable para las grandes organizaciones. A medida que tu equipo crece, llegará un punto de inflexión en el que no podrás contratar suficientes empleados de recursos humanos para cubrir el trabajo manualmente.

El software de gestión de flujos de trabajo es una parte esencial del stack tecnológico de recursos humanos porque se integra fácilmente con otras soluciones de software y permite la automatización en múltiples disciplinas de recursos humanos.

TI

El auge del trabajo remoto y la transformación digital ha cambiado la forma en que las empresas utilizan sus departamentos de TI. A menudo, los departamentos de TI gestionan una serie de procesos relacionados con los datos de la empresa, los tickets de soporte y más.

Debido a lo técnico que es su papel por diseño, los profesionales de TI probablemente necesiten software de gestión de flujos de trabajo más que cualquier otro equipo.

Finanzas

Muchos equipos de finanzas se ven obstaculizados en su trabajo por largos procesos de aprobación y la búsqueda de las personas adecuadas para su firma. Los equipos de finanzas pueden usar la gestión de flujos de trabajo para establecer un flujo de trabajo predeterminado para cada tarea en el software, con aprobaciones y firmas y verificaciones integradas en la línea de tiempo. Esto les permite concentrar su atención en asuntos financieros más urgentes relacionados con la empresa.

Mejor software de gestión de flujos de trabajo

El software de gestión de flujos de trabajo está diseñado para mejorar la productividad de los empleados y optimizar la utilización de recursos al gestionar las dependencias entre tareas y flujos de trabajo. También puede aumentar la colaboración entre equipos y departamentos. A menudo se utiliza junto con software de gestión de proyectos, automatización de marketing y CRM para crear flujos de trabajo digitales completamente optimizados.

* A continuación se presentan las cinco principales soluciones de software de automatización de marketing líderes del informe G2 Grid® de verano de 2020. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. monday.com

monday.com es un sistema operativo de trabajo basado en la nube, donde los equipos crean aplicaciones de flujo de trabajo en minutos para ejecutar sus procesos, proyectos y trabajo diario. Los equipos dan forma a sus flujos de trabajo y proyectos, sin necesidad de código, con una plataforma que se adapta rápidamente a las necesidades cambiantes, libera a los equipos del trabajo manual y conecta a los equipos en un espacio de trabajo colaborativo.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Me encanta la flexibilidad de lo que puedes hacer con las integraciones y automatizaciones, así como los paneles de informes interactivos. Hemos utilizado esta herramienta para mantenernos al tanto de tareas, proyectos y productos mientras fusionamos dos instituciones bancarias con más de 10,000 miembros del equipo. Eso es un montón de cambios en sistemas, organigramas, departamentos, y monday.com nos ayudó a superarlo todo.

Tuvimos resistencia al principio, porque teníamos muchos miembros del equipo que hacían todo en Excel. Pero cuando se dieron cuenta de que podían importar y exportar archivos de Excel, eso allanó el camino para ellos. Ahora prefieren monday.com abrumadoramente.”

– Reseña de monday.com, Christopher O.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Aunque es extremadamente flexible, mi equipo pasó por cinco diseños de tablero antes de que nos decidiéramos por uno que fuera adecuado para nuestros equipos. Las plantillas ofrecidas son geniales para la gestión de productos, pero en nuestra agencia no ayudaron mucho. También necesita un mejor panel y más personalización. Solo una bandeja de entrada simple no parece suficiente después de ver otras herramientas.”

– Reseña de monday.com, Josh J.

2. Asana

Asana ayuda a los equipos a orquestar su trabajo, desde tareas diarias hasta iniciativas estratégicas. Con Asana, los equipos son más confiados, se mueven más rápido y logran más con menos, sin importar dónde se encuentren. Gestiona todo, desde los objetivos de la empresa hasta la transformación digital, lanzamientos de productos y campañas de marketing. Asana permite a los equipos tener la confianza para planificar, organizar y ejecutar su trabajo más ambicioso desde cualquier lugar.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Esta plataforma es tan versátil y fácil de usar. La uso con mis equipos para gestionar proyectos más grandes, agendas uno a uno y comunicaciones del equipo. También utilizamos el diseño de tableros para casi todos los contratistas con los que trabajamos para rastrear su progreso en proyectos específicos desde la presentación hasta la finalización, lo cual es extremadamente útil.

He creado proyectos y agregado miembros de mi equipo que nunca han estado en la plataforma y pueden subirse fácilmente y entender la plataforma. La simplicidad de Asana es su valor.”

– Reseña de Asana, Steven J.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Para que Asana funcione, TODO tiene que estar ahí – no hay notas garabateadas en un bloc de notas y un correo electrónico ocasional. Todo tiene que volver para que el contenido se actualice constantemente. Mi equipo estaba más acostumbrado a una lista de tareas en papel y conversaciones por correo electrónico para cada tarea, por lo que ha habido un período de ajuste.

Aún hemos tenido mucho éxito, pero ha requerido un poco de esfuerzo adicional de mi parte. También hemos sentido que algunas de las opciones integradas simplemente no son lo suficientemente variadas para capturar nuestros proyectos.”

– Reseña de Asana, Laura A.

3. Laserfiche®

Laserfiche® es el proveedor global líder de gestión de contenido inteligente y automatización de procesos empresariales. A través de potentes flujos de trabajo, formularios electrónicos, gestión de documentos y análisis, Laserfiche® elimina procesos manuales y automatiza tareas repetitivas, acelerando cómo se realiza el negocio. Hoy, Laserfiche® está innovando con la nube, el aprendizaje automático y la inteligencia artificial para permitir que organizaciones en más de 80 países se transformen en negocios digitales.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Algunas de las mejores características de Laserfiche son la capacidad de ver formularios a medida que pasan por un proceso empresarial, quién ha sido asignado a tareas en instancias y quién será responsable de los próximos pasos. Las notificaciones y comunicaciones por correo electrónico generadas automáticamente han ayudado considerablemente.

La capacidad de buscar y autocompletar datos en los formularios también ha mejorado en gran medida muchos de nuestros procesos empresariales. Las características de seguridad y la capacidad de crear y gestionar el acceso de usuarios a través de nuestro directorio activo han reducido nuestra carga de trabajo y mejorado la seguridad.”

– Reseña de Laserfiche, Michael Q.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“No todas las prácticas empresariales que nuestra organización tiene en marcha pueden encajar en una solución personalizada de Laserfiche. Laserfiche es brillante con sistemas lineales y, aunque la mayoría de nuestros procesos se ajustan a ese modelo, hemos tenido que recurrir a ideas creativas alternativas para acomodar a otros. Es difícil y, hasta cierto punto, poco realista implementar una plataforma única que 'lo haga todo', pero idealmente, el objetivo sería poder gestionar el 100% del negocio con Laserfiche.”

– Reseña de Laserfiche, Chelsey H.

4. Kissflow

Kissflow es la primera plataforma de lugar de trabajo digital unificado que te permite gestionar todo tu trabajo en un solo lugar. Kissflow es utilizado por más de 10,000 clientes en 160 países. La plataforma de Kissflow permite a todos los usuarios empresariales descubrir, crear, modificar e implementar aplicaciones empresariales. Cada aplicación se realiza utilizando tecnología hermosa, fácil de usar y moderna para ayudar incluso a personas no técnicas a crear aplicaciones increíbles. No se requiere codificación ni mapeo complejo.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Kissflow realmente ha optimizado nuestro proceso de cuentas por pagar. Podemos hacer que los superiores vean lo que estamos comprando para que puedan aprobar o denegar. También nos ha permitido analizar el gasto de los empleados a través de reembolsos y tarjetas de la empresa de una manera detallada que nos ha permitido reducir costos. Además, hemos pedido que todos pongan una cantidad detallada de información en cada presentación para que no haya más idas y venidas al tratar de encontrar información para contabilidad.”

– Reseña de Kissflow, Catherine M.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Con el aumento del uso de Kissflow en nuestra empresa, el sitio siempre está cargando, causando demoras en el llenado de formularios y, por lo tanto, el tiempo del ciclo del proceso general se ve afectado. También hay momentos en los que Kissflow no responde al avanzar en el flujo o al enviar el formulario.

Como analista, aún no hemos explorado la integración de datos de Kissflow con nuestras bases de datos en la nube/servidor, por lo que actualmente estamos utilizando la API web para recuperar datos de Kissflow. Esto es un poco molesto ya que el uso de nuestras aplicaciones es alto.”

– Reseña de Kissflow, Erick S.

5. Pipefy

Pipefy es el software de gestión de flujos de trabajo que hace que los procesos empresariales como compras, apertura de empleos, cuentas por pagar e incorporación de empleados sean sin complicaciones, para que los solicitantes, procesadores y gerentes sean más eficientes. A través de flujos de trabajo automatizados, sin código y rápidos de implementar, Pipefy mejora la velocidad, aumenta la visibilidad y ofrece resultados de mayor calidad sin necesidad de implementación de TI.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Es una herramienta increíble y accesible que puedo gestionar todos los datos que quiero que provienen de mi equipo interno y externo, creando diferentes procesos para cada producto que tenemos en marcha en este momento. La plataforma ofrece múltiples recursos sobre la gestión de flujos de trabajo, la creación de procesos y la comprensión de la herramienta en sí. Obtengo todo el soporte que necesito, ¡y es realmente rápido! Nunca en mi vida tuve que gestionar una gran cantidad de trabajo y gestionarlo en un gran equipo y realmente me sorprendió que tener las herramientas adecuadas realmente puede ayudarte a crecer.”

– Reseña de Pipefy, Nicole H.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Considerando todas sus características, integraciones y también automatización, Pipefy tiene una falta de funcionalidades y algunas inconsistencias que a veces pueden ser dolorosas. No es posible hacer un cálculo matemático en un campo numérico, pero puedes usar esta función en la página de informes. Otro ejemplo, no es posible extraer una base de datos completa con solo un clic. Son solo algunos [de esos] detalles que deberían arreglar en el futuro.”

– Reseña de Pipefy, Lucas P.

Mejores prácticas de automatización del flujo de trabajo

El software de gestión de flujos de trabajo puede venir apilado con plantillas de paneles y funciones de informes, pero necesitarás invertir tiempo en la configuración. Los datos de nuestro informe G2 Grid® de verano de 2020 para la gestión de flujos de trabajo muestran que puede tomar entre uno y cuatro meses implementar completamente una nueva solución de software de flujo de trabajo.

Es posible acelerar tu tiempo de implementación utilizando algunas mejores prácticas al configurar tu nuevo flujo de trabajo. Aquí hay cuatro mejores prácticas a considerar al configurar tus flujos de trabajo.

Concéntrate primero en las integraciones

Si estás trabajando en un equipo que ya utiliza muchos productos SaaS, comienza con las integraciones antes de hacer cualquier otra cosa. Muchas soluciones de software de gestión de flujos de trabajo están llenas de integraciones de productos que se alinean perfectamente con tus flujos de trabajo actuales.

Integrar tu software primero preserva la calidad de tus datos e informes. En muchos casos, agregar integraciones de forma retroactiva hará que los datos de informes históricos fluctúen y se vuelvan sutilmente inconsistentes. Esto derrota el propósito de la automatización porque requiere que vuelvas a entrar y ajustes manualmente los números. Evita este dolor de cabeza integrando antes de comenzar a aprender cómo funciona tu software de gestión de flujos de trabajo.

Avanzar con la integración de productos primero también es una excelente manera de evitar crear flujos de trabajo duplicados. Si construyes flujos de trabajo antes de integrarte con tus otros productos, hay una buena posibilidad de que tengas que volver y ajustar procesos, asignaciones y más. Integra antes de comenzar a construir procesos y estás garantizado para evitar configuraciones innecesarias.

Construye tus flujos de trabajo al revés

Construir un flujo de trabajo puede ser complicado incluso con software de tu lado. Hay muchas personas y procesos necesarios para garantizar que los flujos de trabajo funcionen sin problemas. Muchas personas encuentran más fácil manejar toda esta información comenzando con el resultado final del proyecto y construyendo sus flujos de trabajo hacia atrás desde allí. Visualizar el producto final primero puede ayudar a las personas a ver el alcance completo del proyecto y, a su vez, crear un mejor flujo de trabajo.

Desde allí, puedes usar toda esta información para crear permisos, desencadenantes y automatizaciones en tu software de gestión de flujos de trabajo.

También es crucial que construyas tiempo de reserva en cada paso del proceso antes de finalizar tus flujos de trabajo. Construye tiempo para tener en cuenta las vacaciones de los empleados, los plazos perdidos y cualquier otra cosa que normalmente ralentice los procesos de trabajo. Esto asegura que incluso ese tiempo de inactividad se tenga en cuenta y que todos tus proyectos se lancen en su fecha de vencimiento.

Centraliza la propiedad de tus flujos de trabajo

Aunque la automatización es el nombre del juego, incluso el mejor software de gestión de flujos de trabajo necesita a alguien que gestione el backend.

Designar a algunos jugadores clave para aprender el software y construir tus flujos de trabajo es una excelente manera de asegurarte de obtener el máximo provecho de tu solución elegida. Muchas empresas eligen que sus equipos de operaciones gestionen la automatización del flujo de trabajo porque ya trabajan estrechamente con los procesos y datos de la empresa. Es esta mezcla de experiencia lo que hace que los equipos de operaciones sean la elección perfecta para gestionar tu proceso de automatización del flujo de trabajo.

Dar control total de los procesos a un solo equipo también permite que esos empleados se conviertan en expertos en la materia. A medida que se familiaricen más con el producto, pueden ayudar a otros departamentos a construir flujos de trabajo más rápidos. Esto ayudará a aumentar la productividad y ahorrar dinero a medida que tu equipo se sienta más cómodo usando el proceso de automatización del flujo de trabajo.

El poder de la automatización puede ser tuyo

El paso más difícil para construir una estrategia de automatización del flujo de trabajo funcional es elegir el software adecuado para tus necesidades.

Considera cuidadosamente lo que deseas automatizar y qué equipos utilizarán este proceso para guiarte en la dirección correcta. Haz muchas preguntas. Y como siempre, investiga un poco por ti mismo antes de comprometerte con una solución de software.

¿Curioso sobre todos los lugares donde puedes usar la automatización del flujo de trabajo? Echa un vistazo a estos flujos de trabajo automatizados que ahorran tiempo y aumentan las ventas.